Certificazione eFTI: cosa devono sapere committenti, vettori e spedizionieri

La Commissione Europea ha elaborato una proposta di regole per la certificazione delle piattaforme eFTI. Per gli operatori economici, come committenti del trasporto, vettori e spedizionieri, la certificazione determina se le autorità siano tenute ad accettare i dati di trasporto digitali e per quali tipologie di merci. Prima di scegliere una piattaforma, è importante verificarne i profili di certificazione.

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La digitalizzazione dei documenti di trasporto non è più soltanto una fase sperimentale. Secondo il Regolamento eFTI dell'Unione Europea, le autorità di tutti gli Stati membri saranno tenute ad accettare le informazioni regolamentari relative al trasporto merci condivise elettronicamente, ma solo attraverso piattaforme certificate.

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La proposta di regole per la certificazione è rivolta principalmente ai fornitori delle piattaforme e agli organismi che le valuteranno, ossia gli organismi di valutazione della conformità (Conformity Assessment Bodies, CAB). Il testo riguarda soprattutto le evidenze da fornire, i metodi di verifica e le procedure, ma presenta anche implicazioni per gli operatori. Definisce infatti cosa significa essere certificati, come verificare la certificazione e cosa cambia per chi ogni giorno crea, firma e presenta i documenti di trasporto.

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Questo articolo spiega questi aspetti in modo semplice. Si basa sulla proposta di Regolamento Delegato della Commissione Europea e sui relativi allegati, che potrebbero ancora subire modifiche prima dell'approvazione definitiva.

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Che cos'è la certificazione delle piattaforme eFTI?

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La certificazione eFTI è una verifica valida a livello europeo che attesta la conformità di una piattaforma ai requisiti funzionali e relativi ai dati previsti dalla normativa eFTI. La verifica viene effettuata da organismi di valutazione indipendenti e accreditati, non dalle autorità competenti.

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La proposta stabilisce un quadro comune per tutti gli Stati membri:

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• Stessi requisiti ovunque. Ogni requisito prevede un metodo di valutazione definito, affinché un certificato rilasciato in un Paese abbia lo stesso significato anche negli altri.
• Valutatori indipendenti. Gli organismi di valutazione della conformità, accreditati secondo le norme dell'UE, valutano la piattaforma e rilasciano il certificato.
• Un elenco pubblico europeo. Le autorità nazionali pubblicano gli elenchi delle piattaforme certificate. Insieme, questi elenchi costituiscono un elenco di riferimento dell'Unione Europea.

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I requisiti derivano da due atti normativi già in vigore: i requisiti funzionali sono definiti nel Regolamento di esecuzione (UE) 2025/2243, mentre l'insieme comune di dati è stabilito dal Regolamento delegato (UE) 2024/2024.

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Perché la certificazione eFTI è importante per gli operatori del trasporto?

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Perché determina se le autorità siano obbligate ad accettare i dati digitali. In base al Regolamento (UE) 2020/1056, le autorità competenti devono accettare le informazioni regolamentari rese disponibili attraverso una piattaforma eFTI certificata. Se vengono condivise tramite una piattaforma non certificata, questo obbligo non sussiste.

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L'utilizzo dell'eFTI rimane una scelta degli operatori: i documenti cartacei continuano a essere ammessi. Ma se si sceglie il digitale, la certificazione è ciò che ne garantisce il riconoscimento oltre confine.

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Quali profili di certificazione eFTI è necessario verificare?

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Dipende da cosa si trasporta e dalla modalità di trasporto utilizzata. La proposta definisce sei profili di certificazione: quattro profili di base, uno per ciascuna modalità di trasporto, e due profili aggiuntivi per merci pericolose e rifiuti, che possono essere associati soltanto a un profilo di base.

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I due profili aggiuntivi sono molto diversi tra loro. Quello relativo alle merci pericolose riguarda principalmente la corretta gestione dei dati ADR, RID o ADN. Quello relativo ai rifiuti prevede invece un'integrazione completa con DIWASS, il sistema europeo per i documenti relativi alle spedizioni di rifiuti: recupero dei documenti, invio delle conferme di trasferimento da parte del vettore e ricezione della firma del destinatario.

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Per questo motivo, una generica dichiarazione di certificazione eFTI non è sufficiente. È importante chiedere quali profili siano certificati e per quali modalità di trasporto.

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Cosa cambia per gli uffici operativi e gli autisti?

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Una piattaforma eFTI certificata deve funzionare secondo requisiti specifici, alcuni dei quali modificano le attività quotidiane. Ecco i cinque principali cambiamenti previsti:

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1. Autenticazione più sicura. Gli utenti registrati, come pianificatori e amministratori, devono accedere con un'identità digitale verificata. In pratica, la piattaforma deve sapere con certezza chi sta effettuando l'accesso: l'identità della persona viene verificata una volta e ogni accesso successivo richiede due fattori di autenticazione, ad esempio un'app sul telefono insieme a un PIN o a un'impronta digitale. La normativa europea eIDAS definisce questo livello di garanzia come "sostanziale" (substantial). Per gli autisti e gli altri utenti che utilizzano un accesso temporaneo occasionale (punto 2), è richiesta soltanto l'autenticazione a due fattori.
2. Accesso temporaneo per autisti e subappaltatori. Le persone senza un account ricevono un link che consente di accedere a uno specifico documento per un periodo limitato, attraverso l'autenticazione a due fattori.
3. Un passaggio esplicito per la firma. Prima di firmare, l'utente conferma di aver letto i dati. Le firme devono soddisfare almeno i requisiti della firma elettronica avanzata.
4. Controlli su strada senza documenti cartacei. L'autista mostra un codice QR oppure una copia leggibile del documento. L'addetto al controllo recupera i dati attraverso l'eFTI Gate dell'autorità competente.
5. Registrazione delle attività e consenso. Ogni operazione sui dati viene registrata. L'utente visualizza un messaggio relativo al consenso.

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Come verificare la certificazione di una piattaforma eFTI?

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Ogni piattaforma eFTI certificata riceverà un contrassegno di certificazione con un codice QR che rimanda alla relativa scheda nell'elenco di riferimento dell'Unione Europea. L'elenco mostrerà se il certificato è valido, sospeso o ritirato.

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Nella proposta, il contrassegno comprende l'emblema dell'UE, la dicitura "eFTI certified", l'identificativo del certificato e il codice QR. Dovrà essere presente sulla piattaforma stessa, nella documentazione per gli utenti e su ogni copia leggibile di un documento scaricato. Una versione sigillata e leggibile automaticamente accompagnerà i dati inviati alle autorità.

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Due aspetti della proposta meritano particolare attenzione:

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• Nessuna data di scadenza. Un certificato rimane valido fino al suo eventuale ritiro. Invece di un rinnovo, il fornitore presenta ogni anno un'autovalutazione e deve comunicare eventuali modifiche sostanziali.
• Sospensione visibile. Se viene rilevato un problema, il certificato può essere sospeso per un massimo di 12 mesi, durante i quali è possibile risolverlo. L'elenco europeo mostra questo stato e, se il problema non viene risolto, il certificato viene ritirato.

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Quali domande porre al fornitore della piattaforma per i documenti di trasporto?

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Tre domande permettono di affrontare la maggior parte dei rischi. È importante porle prima di scegliere una piattaforma da utilizzare negli anni successivi.

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1. Per quali profili state richiedendo la certificazione e con quali tempistiche?

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Verifica che corrispondano alle modalità di trasporto e alle tipologie di merci che gestisci, comprese le merci pericolose o i rifiuti, se rientrano nelle tue attività.

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2. Come posso verificare lo stato della vostra certificazione?‍

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Dovresti poter scansionare il contrassegno oppure cercare la piattaforma nell'elenco di riferimento dell'UE in qualsiasi momento.

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3. Cosa succede ai miei documenti se il vostro certificato viene sospeso?

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La proposta non specifica ancora quali siano le conseguenze per gli operatori, quindi è importante chiedere al fornitore come intenda gestire questa eventualità.

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Certificazione eFTI: quali sono i prossimi passi?

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Le regole sono ancora una proposta. È possibile inviare osservazioni attraverso la pagina Have Your Say della Commissione Europea fino al 18 novembre 2026 e il testo potrebbe cambiare prima dell'adozione definitiva. Se utilizzi o prevedi di utilizzare documenti di trasporto digitali, questo è il momento per far sentire la tua voce.

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Per gli operatori, il passo concreto è semplice: includere la certificazione eFTI tra i criteri di valutazione quando si sceglie o si riesamina una piattaforma per la gestione dei documenti digitali. È importante sapere quali profili sono necessari, chiedere come verificarli e confrontarsi con il fornitore sulle tempistiche.

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